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Sicherheit beim Drucken und Scannen: Tipps und Hinweise zur Einhaltung der DSGVO

In einer Welt, in der Datenschutz und Sicherheit an erster Stelle stehen, sind Unternehmen ständig auf der Suche nach effektiven Methoden, um ihre Druck- und Scansysteme im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu halten. Wie können Sie die Nutzung ihrer Kopierer, Drucker und MFPs DSGVO-konform gestalten?

1. Datenschutzkonforme Druck- und Scaneinstellungen: Die DSGVO fordert von Unternehmen, dass sie den Datenschutz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sicherstellen. Dies betrifft auch Drucker und Scanner. Eine sorgfältige Überprüfung und Anpassung der Einstellungen dieser Geräte ist unerlässlich, um Compliance zu gewährleisten.
2. Schutz vertraulicher Dokumente: Der Schutz sensibler Informationen beginnt bei der Sicherheit der Druck- und Scandaten. Die Implementierung von Printmanagementsoftware und Follow-me-Drucksystemen, die eine Authentifizierung erfordern, bevor Dokumente gedruckt werden, kann dazu beitragen, den unbefugten Zugriff auf vertrauliche Informationen zu verhindern.
3. Sicherheit der Druckdaten: Daten auf Druckerservern und -geräten sind ein oft übersehener Aspekt der Datensicherheit. Es ist entscheidend, dass diese Daten durch Verschlüsselung und sichere Netzwerkverbindungen geschützt werden, um Missbrauch oder Datenlecks zu verhindern.
4. Umgang mit nicht abgeholten Drucken und Druckdaten: Nicht abgeholte Drucke können ein Sicherheitsrisiko darstellen. Ein systematischer Ansatz zur Löschung oder sicheren Aufbewahrung dieser Dokumente ist entscheidend. Follow-me-Drucklösungen können dieses Risiko minimieren.
5. Dokumentation eingehender Faxe: Für Unternehmen, die regelmäßig sensible Informationen über Faxgeräte erhalten, ist eine lückenlose Dokumentation dieser Vorgänge wichtig. Digitale Lösungen bieten hier eine Möglichkeit, eingehende Faxe sicher und nachvollziehbar zu speichern.
6. Datensicherheit auf alten Drucksystemen: Beim Austausch oder bei der Entsorgung alter Drucksysteme müssen die darauf gespeicherten Daten sicher gelöscht werden. Professionelle Löschverfahren, die militärischen Standards entsprechen, sind hier unerlässlich, um Compliance sicherzustellen.

Die Zielsetzung liegt in der Vermeidung von teuren Risiken, der Implementierung von verbindlichen Vorgaben in den Geschäftsalltag, der Dokumentation von Prozessen gegenüber sensiblen Kunden und Lieferanten und der Erfüllung sicherheitsspezifischer Compliance-Vorgaben. Um diese Ziele zu erreichen, beginnt der Prozess mit einer gründlichen Analyse der bestehenden Systeme und Praktiken. Die Einführung von Hard- und softwarebasierten Werkzeugen, wie Authentifizierungssystemen, Printmanagementsoftware und Cardreadern, ist ein weiterer entscheidender Schritt. Zusätzlich muss bei der Rückgabe oder Entsorgung von Druckern und Multifunktionsgeräten (MFPs) eine professionelle Datenlöschung nach militärischen Standards erfolgen, um den vollständigen Schutz der Daten zu gewährleisten.

Die Einhaltung der DSGVO ist keine einmalige Maßnahme, sondern ein fortlaufender Prozess, der eine ständige Überwachung und Anpassung erfordert. Durch die Implementierung der oben genannten Schritte können Unternehmen nicht nur ihre Compliance sicherstellen, sondern auch das Vertrauen ihrer Kunden und Lieferanten stärken. Eine Investition in sichere Druck- und Scanlösungen ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens.